많은 납세자의 질문과 걱정은 자신이 청구한 공제 사항에 대해 어떤 증빙 서류를 보관하고 있어야 하는지이다.
지금쯤은 간단히 작성해서 할 수 있는 세금보고는 거의 마무리되어 있으리라 믿고 좀 더 복잡한 세금보고 작성시 어떠한 증빙서류를 구비해야 하는지를 구체적으로 살펴보기로 한다.
부양가족 공제 (자녀일 경우): 1) 출생증명서 2) 이혼시에는 이혼서류 및 IRS 양식8332 (부양가족 여부 청구 신청서) 3) 자녀를 위해 쓴 비용에 관한 캔슬 체크 및 영수증 4) 소셜 번호 5) 타인이나 공공기관이 자녀에게 지급한 금액에 대한 기록, 예를 들어 웰페어, 사회보장, 및 정부기관 보조금
부양가족 공제 (자녀가 아닌 경우): 1) 부양인으로 지출한 경비와 내력 2) 부양인으로 부터나 그를 위해 받은 소득액 3) 부양인의 동거로 인해 지출한 추가적 가사 경비 내력과 금액 4) 이름, 주거 주소, 및 소셜 번호 5) 부양인을 위해 쓴 비용에 관한 캔슬 체크 및 영수증
기부금 공제: 1) 캔슬 체크 및 교회나 비영리 단체로 부터의 기부금 편지 (250달러가 넘을 경우 캔슬 체크만으로는 인정되지 않음) 2) 물품 기부는 영수증 및 품목에 대한 기록과 기부 당시 시장가격, 공제 액수가 큰 경우에는 감정보고서 보관
사고 손실공제: 1) 경찰 및 소방서의 손실 보고서 2) 잃어버린 물품의 영수증 및 캔슬 체크로 구입한 금액과 날짜 증명 3) 사고 당시의 물품에 대한 시장가격 증명서 4) 감정 보고서나 손실 추정액에 관한 문서 5) 수리 및 보수에 관한 기록 6) 보험 청구 기록과 수혜금 7) 가능한 경우 손실을 증명할 수 있는 사진
미수금 (Bad Debt) 공제: 1) 채무자의 이름 및 주소 2) 차용증 또는 법적 채권 증명서 3) 회수 불능에 대한 증빙
홈 오피스 공제: 1) 영수증 및 캔슬 체크 (모기지 이자, 재산세, 오피스 수리비, 및 가구와 장비) 2) 고용인으로 부터 고용인의 편리를 위해 집에서 일하는 게 요구된다는 내용과 자신에게 오피스를 제공하지 않았다는 내용의 편지, 3) 홈 오피스의 사진 (개인적으로 사용한 가구나 물품이 들어있지 않아야 함), 4) 홈 오피스 주소로 되어있는 명함 및 옐로 페이지
이러한 증빙자료가 완비된 경우 세금 보고시 공제에 대한 확실한 근거를 마련한 셈이 된다. 하지만, 보통은 미처 이를 다 챙기지 못하고 나중에 감사가 나왔을 경우 이를 준비하는 경우도 상당수 있는데, 그렇다고 이를 불법으로 간주하는 것은 아니다. 다만, 세금 보고시 이러한 근거와 증빙서류를 그때 그때 마련해 놓는다면 나중에 몇년 지난 후 이를 얻기위해 소비하는 시간과 비용을 줄일 수 있으므로 감사에 대한 불안과 그 일에 대한 번거로움을 절감할 수 있으리라 본다.
