USCIS, 즉 연방 이민국의 I-9 Form은 고용주들이 고용되는 노동자들의 신분과 더불어 이들이 미국에서 합법적으로 일을 할 수 있는지에 대한 자격을 확인할 때 사용되는 방법이다.
I-9는 1986년 11월6일 이후에 고용되는 모든 노동자들은 시민권자와 비시민권자 구별 없이 이를 작성해야 한다. 다소 짧은 I-9 Form은 수많은 고용주들이 쉽게 간과하는 부분 중 하나이다. 보통 새로 고용된 노동자의 I-9는 그의 고용일로부터 3일 안에 작성되어야 되며 이미 일자리 제의를 수락한 노동자의 I-9는 그의 첫 고용일 전에 I-9를 요구 및 작성해도 좋다.
또한 고용주는 I-9에 명시되어 있는 증빙문서들 외에는 요구를 할 수 없으며 노동자만이 유효기간이 지나지 않은 어떠한 신분 증빙문서를 제출할지 고를 수 있다. 작성이 완료된 I-9는 고용주가 보관하게 되지만 유의할 점은 아직 일자리 제의를 수락하지 않은 노동자에게서는 I-9을 요구할 수 없다는 것이다.
미 국토안보부 소속인 US Immigration and Customs Enforcement, 즉 ICE라고 불리는 이 집행부서는 이민법 및 국토안보법 집행은 물론 I-9 관련 감사 또한 맡고 있다.
ICE가 수시로 나와서 감사를 단행하는 것은 아니다. 하지만 I-9에 관련해 고용주들은 사전에 노동자들의 I-9과정이 잘 진행되었는지 그리고 필요한 정보가 정확하게 기입되었는지를 확인하기 위한 자체 감사를 단행하는 것이 좋다. 만약에 고용주 스스로 감사를 단행해 I-9 관련 문제를 사전에 수정하거나 상당한 노력을 한 것이 보인다면, 추후에 문제가 있더라도 ICE가 이에 대한 크레딧을 줄 수도 있게 된다.
더불어 자체감사를 함으로써 문제를 사전에 해결하거나 또는 ICE의 감사에 미리 준비할 수 있게 되며 무엇보다도 ICE로부터 특정 직원을 해고해야 한다는 통지를 받는 것보다는 나은 선택이라고 본다. 이러한 자체감사를 진행하기 위해서는 1년에 한두 번이 적당하다고 보이며 해당 감사를 진행할 책임자로서는 I-9 과정을 잘 아는 임직원이나 변호사가 좋다.
ICE에서 감사가 처음 나올 경우에는 보통 2~3명 정도가 나오며 이들은 국토안보부 검사관 및 감사관들이다. 감사는 불시에 시작될 수 있으며 이들은 ‘Notice of Inspection’을 보이며 고용주의 I-9을 검사하러 나왔다고 할 수 있다.
만약에 프론트 오피스 직원이 있다고 하면 이러한 경우 어떤 임직원이나 변호사에게 연락을 해야 하는지 사전에 알려주는 것이 좋다. ICE의 감사과정에 대해서 잘 아는 직원이 있으면 좋지만 안 그럴 경우 ICE가 잘못 전달한 소환장이나 다른 문서가 있음에도 불구하고 이를 쉽게 무시할 수 있기 때문이다.
예를 들어, ICE가 잘못된 부서나 회사에게 요구를 했음에도 불구하고 관련 지식이 없는 직원 같은 경우에는 고용주에게 도움이 될 수 있는 절차를 무시하고 불필요한 자료를 바로 넘길 수도 있기 때문이다. 방문을 받으면 회사의 직원들은 ICE 감사관들의 신분을 확실히 하고 회사 책임자가 도착할 때까지는 그들의 요구에 곧 바로 응하지 않는 것이 좋다.
ICE는 특별한 문제가 없는 이상 직접적으로 또는 편지(notice of inspection)를 통해 3일의 준비기간을 주게 된다.
그러기에 고용주의 입장에서는 이를 바로 대응할 수 있는 방법을 사전에 강구하는 것이 좋다. 여기서 3일의 시간이 부족하다면 연장을 신청해 볼 수도 있기는 하나 이는 ICE의 관할지역에 따라 다르게 취급한다. 좋은 방법 중 하나로는 I-9을 넘기기 전에 모두 검토한 뒤 수정을 하는 것이며 여기서 불필요한 수정은 피해야 한다. 더불어 사본을 만들어 놓는 것이 중요하다.
날짜를 예전 날짜로 바꾼다던지 아니면 고용주가 수정할 수 없는 섹션을 수정하는 것은 안 된다. 고용주는 I-9의 두 번째 섹션을 맡게 되며 첫 번째 섹션 같은 경우에는 노동자가 수정하여야 한다.
ICE로부터 ‘Notice of Technical or Procedural Failures’를 받을 경우에는 고용주의 작은 실수에 근거하는 경우가 많다. 이는 미미한 문제가 있을 경우인데, 여기서 10일안에 문제를 수정할 경우 보통 벌금을 내지 않게 된다. 벌금은 상황에 따라 다르게 매겨지지만 대체로 위반된 I-9 당 110~1,100달러 정도하며 만약에 고의적으로 불법 체류자나 자격이 안 되는 자를 고용했을 경우에는 375~1만4,050달러의 벌금을 내야 할 수도 있다.
