캘리포니아 법은 통상적으로 회사의 모든 주주와 임원들에게 회사 부채에 관한 유한 책임 (“limited liability protection”)을 보장하고 있습니다. 하지만 캘리포니아 회사의 주주들이 회사의 의례적인 절차를 제대로 이행하지 않는다면, 채권자들은 “pierce the corporate veil” 즉, 법인격 부인론을 적용하여 회사의 부채와 채무, 의무에 관하여 개인적인 책임을 물을 수 있습니다.
다시 말하면, 회사의 유한 책임의 원칙이 회사법의 기본 원리로 적용되지만, 부당하게 회사의 법인격이 사용되는 경우, 사기와 법 인격 남용을 방지하기 위해 이 원리에 관한 예외가 적용하게 됩니다.
회사의 독립성을 관철하기 위해 따라야 하는 회사의 절차 (corporate formalities)중 가장 중요한 절차 중 하나는 “shareholder meeting”, 주주 총회입니다. 캘리포니아의 모든 회사는 연례 주주 총회 를 하도록 되어 있으며, 필요에 따라 추가로 임시 회의를 개최할 수 있습니다. 이사회를 소집하기 위해서는 제대로 된 형식을 갖추어 연락, 공지를 한 후에만 개최할 수 있습니다.
주주총회는 반드시 bylaws에 기재된 날짜와 시간에 개최되어야 합니다. 주주총회에서 반드시 이루어져야 하는 것은 이사진을 선출하는 일인데, bylaws로서 이러한 책임을 무효화 할 수는 없습니다. 하지만, 비공개 회사 (closely held corporation)의 경우에는 통상적으로 형식적인 공고 없이 주주 총회를 개최하는데, 이 때에는 주주총회에서 주주로 하여금 이러한 공고의 필요성에 관한 waiver에 사인을 받는 것으로 충분합니다.
주주 총회 공고에는 반드시 날짜와 시간, 장소에 관하여 안내되어야 하며, 주주들이 전화나 비디오 컨프런스 등으로도 참여가 가능한지의 여부 또한 적혀 있어야 합니다. 임원들을 선출하는 주주 총회나 다른 모임의 공지문에는 반드시 후보에 지명된 사람들의 이름에 대한 안내가 있어야 하며, 주주 총회에서 주주들에게 제시될 예정인 모든 안건들은 반드시 안내문에 적혀 있어야 합니다.
임시 회의에서는 공지에 안내되지 않은 사항에 관하여는 논의할 수 없지만, 모든 주주들이 그 문제에 관하여 written waiver를 작성할 때에는 가능할 수 있습니다.
회사에서 주주 총회를 가질 때에는 반드시 1) minutes of the meeting (주주 총회 회의록 )혹은 2) Actions by Unanimous Written Consent (만장 일치의 서면 동의서와 모든 주주 혹은 임원들의 서명을 담은 회의록)을 준비하여야 합니다. 캘리포니아 회사들은 주주들과 임원들의 서명이 담긴 서류들과 결정이 된 모든 사항들에 관한 서류들을 반드시 원본이나 복사본으로 보관하여야 합니다.
만일 누군가가 법인격부인론을 적용하여 회사의 독립성을 부인하고, 회사의 주인들에게 개인적인 책임을 물으려고 한다면, 회사의 법인으로서의 형식적 독립성을 관철하고 형식을 갖추어 제대로 운영하고 있다는 것을 보이기 위해 회사의 회의록 (minute book)을 지참하는 것은 아주 중요합니다.
