I-9 Form은 Employment Eligibility Verification Form으로 고용주가 직원 합법적으로 일을 할 수 있는 자격인지 여부를 확인할 수 있도록 하는 양식입니다. 미국에 있는 모든 고용주(Employer)는 미 연방 이민국 (USCIS)의 I-9 Form을 작성해서 보관해야 할 의무가 있으며 고용주와 직원이 각각 작성해서 서명해야 하는 서류입니다.
이민국은 최근 새롭게 개정된 I-9양식을 발표했으며 고용주는 이 양식을 활용해 직원의 신원을 확인할 수 있으며 고용주의 자격이 되는 경우 직원의 I-9 확인 서류를 원격으로 검사할 수 있습니다.
개정된 I-9 양식은 더 짧아졌으며 주목할 만한 변경 사항으로는 고용주가 직원의 I-9 확인 서류에 대한 원격 검사를 표시하는 확인란, 인증 가능한 I-9 확인 서류의 수정된 목록, 고용 허가 자동 연장에 대한 정보 링크 등이 함께 제공됩니다. 그리고 개정된 I-9 양식은 태블릿과 모바일 장치에서 작성할 수 있습니다.
업데이트된 I-9 양식의 원격 검사를 위한 새로운 절차는 파일럿 프로그램이며 E-Verify에 등록되고 요구사항을 준수하게 이행한 고용주에게만 제한됩니다. 고용주가 원격 검사를 위한 절차를 활용하려면 E-Verify에서 계속 양호한 상태를 유지해야 합니다.
또한 다음 요구 사항을 준수해야 합니다.
– 자격을 갖춘 고용주는 관련 I-9 서류(양면 서류의 경우 앞면과 뒷면 모두)를 검토하여 제시된 서류가 진품인지 확인해야 합니다.
– 직원이 고용주에게 확인 서류를 제출한 후, 고용주는 직원과 실시간 영상 상호 작용을 실시하고 문서를 다시 검사하여 해당 문서가 특정 직원을 위한 것인지 확인해야 합니다.
– 고용주는 I-9 양식에 직원의 서류를 검토하기 위해 대체 절차를 사용했음을 표시해야 합니다.
– 고용주는 문서의 명확하고 읽기 쉬운 사본(앞면과 뒷면)을 보관해야 합니다.
– 연방 정부의 감사 또는 조사의 경우, 고용주는 직원이 제공하고 고용주가 확인한 신원 및 고용 허가 서류의 명확하고 읽기 쉬운 사본을 제공해야 합니다.
I-9 양식의 원격 확인을 허용하는 대체 절차는 선택 사항이지만 고용주가 특정 현장의 일부 직원에게 대체 절차를 제공하는 경우 고용주는 해당 현장의 모든 직원에게 절차를 제공해야 합니다. 고용주는 원격 직원에게만 대체 절차를 제공하고 현장 직원 또는 하이브리드 직원에 대한 문서를 계속해서 물리적으로 검사하도록 선택할 수 있습니다. 그러나 고용주는 차별적인 관행을 피해야 합니다.
코로나 이후 지난 몇 년 동안 원격 고용, 재택 근무 등이 확산됨에 따라 새로운 양식 I-9 및 DHS 규칙에 변화가 생긴 것으로 고용주는 현행 법률 및 규정을 준수하기 위해 항상 정책 변경 사항을 인지하고 사업을 운영해야 하겠습니다.
