1. 401(k) 플랜의 FORM 5500 보고 지연 또는 미제출
FORM 5500는 401(k)를 포함한 기업연금의 공식적인 IRS 세금보고양식으로서, 플랜의 적합성, 재정상황, 투자결과 및 운영 상황 등을 포함하고 있으며, 해당 플랜연도의 마지막 날로부터 7개월 이내에 매년 보고해야 한다. Calendar Year 기준이라면, 매년 7월 31일이 FORM 5500의 제출 기한이다.
만약, 이를 연기하기 위해서는 마감일전에 FORM 5558을 통해 연장할 수 있으며, 10월 15일까지는 FORM 5500를 제출해야 한다. 만약, FORM 5500를 보고하지 않을 경우, 노동청(DOL) 패널티와 국세청(IRS) 패널티를 부과받게 되는데, 노동청의 패널티는 1일당 ＄2,259 이며, Maximum이 없다.
한편, 노동청의 패널티 이외에 국세청의 패널티는 1일당 ＄250이며, 연간 최대 벌금은 ＄150,000까지 부과된다. 특히, FORM 5500의 미 보고는 401(k)를 운영하는 기업 입장에서 별도의 상당한 벌금을 부과받을 수 있기 때문에 매우 주의해야 하는 내용으로서, 플랜 운영 담당자는 Plan Administrator 와 각별히 보고준비를 철저히 해야 한다.
2. 직원들에 대한 Notice 지연 및 미 발송
기업연금을 운영하는 기업들은 주기적으로 또는 상황이 발생한 경우 일정하게 직원들에게 일괄적으로 Notice를 발송해야 하는 의무를 가지고 있다.
401(k)의 경우, 플랜에 가입할 수 있는 직원을 대상으로 한 Eligibility Notice, Fee와 Plan 내용들을 담은 Annual Notice를 주기적으로 발송해야 하며, 그 이외에 플랜의 형태에 따라 또는 상황에 따라 추가적인 Notice들을 발송하여, 모든 직원들이 해당 변경 내용들을 인지할 수 있도록 해야 할 의무가 있다. 이러한 추가적인 Notice로는 Automatic Enrollment Notice, Qualified Default Investment Alternative(QDIA) Notice, Safe Harbor Notice 등이 있다.
특히, 401(k) 플랜을 신규로 설치한 경우, 플랜의 Recordkeeper를 변경한 경우, 투자옵션이나 비용이 변경된 경우, 또는 플랜의 일부 내용을 변경한 경우에는 유효일로부터 최소 30일전에 반드시 해당 내용들을 직원들에게 공지해야 할 의무가 있다. 직원들에 대한 각종 Notice의 지연 또는 미 발송이 발생하여, 직원들에게 손해가 발생하게 되었다면, 직원들은 기업주(Sponsor)에게 언제든 그 책임을 물을 수 있기 때문에 플랜 운영 담당자의 각별한 주의가 요망된다.
3. Investment Options 리뷰 및 모니터링 미비
401(k) 플랜 운영 기업의 또 다른 수탁(Fiduciary)의무는 직원들에게 충분한 Investment Options을 제공해야 하는 것이며, 주기적인 리뷰를 통해 불필요한 Options을 제외하고, 적절한 Investment Lineup을 업데이트하고, 이를 교육하는 일이다.
특히, 해당 플랜의 투자 Fund가 다른 플랜에 비해 상대적으로 비싸거나, 장기간 동안 Performance 가 좋지 않거나, 해당 Fund의 주요 펀드매니저가 변경되어 수익률 저하가 예상됨에 따라 플랜의 Investment Policy Statement의 목적에 맞지 않을 경우 이를 신속하게 업데이트 하는 것이 중요한 의무 중에 하나이다.
대부분의 기업들은 이러한 Sponsor의 수탁의무를 잘 이해하지 못하거나, 중요하게 여기지 않는 경향이 있는데, 이러한 문제를 해결하기 위해서는3(21) 또는 3(38) 역할을 수행하는 별도의Investment Advisor를 고용하여 이러한 투자옵션에 대한 수탁의무를 해결할 수 있다. 특히, 플랜의 투자옵션과 Fund lineup은 플랜의 Recordkeeper나 Administrator, Plan Advisor가 해결해 줄 수 없는 Sponsor의 고유한 업무라는 것을 기억해야 한다.
4. 직원교육 제공의무 불이행
401(k) 플랜을 운영하는 기업들은 직원들의 Benefit을 위해 일해야 할 책임을 가지고 있다. 물론, 개인들의 투자에 대한 책임은 각 개인들이 지게 되지만, Sponsor는 직원들에게 플랜 옵션, 플랜 비용, 직원들의 권리, 투자 옵션 등에 대해 충분한 교육을 제공해야 한다. 특히, 직원이 플랜에 처음 가입하는 Enrollment 당시 기본 교육을 제공해야 하며, 연중 주기적으로 401(k) 플랜에 대한 교육을 제공해야 한다.
대부분의 Investment Advisor 들은 최소한 1년에 1회 이상의 주기적인 401(k) 교육을 제공하도록 권장하고 있으나, 401(k)를 운영하는 많은 한인 기업들의 경우 이러한 직원 교육의 중요성을 인식하지 못하고 있는 것이 현실이다.
브라이언 이 아메리츠 파이낸셜 대표
